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プロジェクトマネジメント(新システム開発導入プロジェクト編)_ナレッジ共有1回目 Project management (New system development introduction project) _ Knowledge sharing first time

私は現在、仕事柄プロジェクトマネジメントをしています。

 

そもそも、プロジェクトの定義は米国のプロジェクトマネジメントの団体PMI(プロジェクトマネジメント協会)では,プロジェクトを以下のように定義しています。

 

「独自のプロダクト,サービス,所産を創造するために実施される有期的な業務」

本ブログではシステム導入のプロジェクトマネージャー、およびプロジェクトリーダーをターゲットに自分の活動を振り返りながら、少しでも世のプロジェクトの役に立てたらいいな、と思い記事を書いてみました。

 

第一回はプロジェクト立ち上げ時のゴール設定について、です。

 

読者の方の参考になれば幸いです。

 

1.QCDと優先順位

 

PMの最重要タスクは「ゴールと優先順位を明確にすること」です。

ゴールが明確であればあるほど、プロジェクト成功確率は上がっていきます。
(理由は後述)

まずゴールは「QCD」に分けて考えます。「QCD」とはQ(品質)・C(コスト)・D(納期)のことを言います。

 

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例えば、新システム開発導入で言えば

 

Q(品質)はどんな機能が実装され、○○といった業務ができるのか
C(コスト)はベンダーやコンサルタント、サーバーといったプロジェクト全体費用
D(納期)はいつ新システムを利用するのか、という期日を指します。

 

特に重要なのはQ(品質)です。ここが抽象的すぎると、後々追加要望が増えてすることになりコスト超過、納期遅延のリスクが高まります。

 

エグゼクティブ向けにサマリー版として報告する分には書きっぷりとして簡略化されているのは問題ないですが、それはボトムアップから書かれていることが理想です。
(もちろん、プロジェクト立ち上げ期ではQ(品質)が明確ないこともありますが、
できるだけ詰めておきましょう)

 

QCDの定義が明確になったら、優先順位を決めます。優先順位はプロジェクトが進める上で、重要な判断軸になります。

 

例えば、優先順位が①Q(品質)②C(コスト)③D(納期)とします。

 

そして、開発を進めていてクリティカルな開発要件漏れが発覚し、追加開発に工期が3ヶ月伸びる場合は上記優先順位に従えば、3ヶ月納期が延びても実施する、という判断の妥当性を優先順位と照らし合わせてエグゼクティブと決めていきます。

 

QCDはそれぞれがトレードオフの関係なので、全て1番とすることはできません。


プロジェクト進行時には様々なトラブルが発生しますが、その解決の判断軸の1つには
QCDの優先順位が必要であることを理解して頂ければ、と思います。


QCDの定義と優先順位の2つをエグゼクティブ層と合意形成を図り、後でブレないようきちんと固めておく必要があります。


2.マスタスケジュールとWBS

 

まず、マスタスケジュールの定義は
「プロジェクトの開始から完了までに必要な作業をすべて洗い出し,それらを順序付けたもの」を意味します。

 

さらに私は、
「マスタスケジュールはA4用紙1枚で表現できるタスク」という定義を付け加えます。

(下図参照)

 

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なぜA4用紙1枚かといえば、マスタスケジュールはエグゼクティブ向けに進捗の説明資料という意味でも、複数枚またはA3は情報量が多いと考えています。

 

詳細は後述のWBSに記載すればいいと思っているからです。

 

WBS(Work Breakdown Structure)を使って緻密で現実的な計画を立てるわけですが
私は階層(Lv.)を深くしないことにこだわっています。


経験からLv.は3までに完了するのがいいと思います。

(下図参照)

 

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Lv.2までだと、抽象的すぎて具体的な作業を書くには適しておらず、Lv.4まで書くと、具体的すぎて膨大な行数になり、逆に管理が大変になります。

 

また、マスタスケジュールとWBSの関係性ですが、次のように表現することができます。

 

Lv.1・・・マスタスケジュール(定義は上記参照)
Lv.2・・・WBS(マスタスケジュールとタスクの接合点。分類分け)
Lv.3・・・WBS(具体的なタスク)

 

ポイントはプロジェクトマネージャーはマスタスケジュールとWBSを見ながら
スケジュールの全体感をきちんと掴むことです。

 

具体的にはどこがクリティカルパス※1なのか、見極めることができることです。

(※1重大な経路」の意味。 システム構築などのプロジェクトを進めるうえで、
ネックとなる部分を指し、事実上プロジェクト全体のスケジュールを左右する
作業の連なりを指す。)

 

そして、進捗の遅れに早めに気が付き、全体的なスケジュールを鑑みながら効果的な
打ち手を検討できるようにすべきです。。

 

上記はプロジェクトマネージャーの重要な仕事の1つです。


振り返り

 

マスタスケジュールもWBSもプロジェクトマネージャーが作成した方がいいです。
(外部コンサルタントが作成する、というのを耳にしたことがあります)

 

理由としては、プロジェクトマネージャーが全体感を掴んでいないプロジェクトは
失敗確率が高くなります。全体感を掴むためにはマスタスケジュールとWBSが作成
が必要だと思います。

 


第1回は以上です。

 

次回トピックは検討中ですが、チーム編成・コミュニケーションルール・課題管理等あたりについて書いてみようと思います。

 

もし、トピックの要望がありましたらコメント下さい。

 

English-Version

 

I am doing a job pattern project management.

 

In the first place, the project definition is based on US project management
The group PMI (Project Management Association) defines the project as follows.

"Periodic work to be implemented to create unique products, services, and products"

 

In this blog project manager and project leader of system introduction
While looking back on my activities to the target, I hope I can help the project of the world even a little

I tried writing a thought article.

 

The first is about goal setting at the time of project launch.

 

I hope it will be helpful for readers.

 

1. QCD and priority

 

The most important task of PM is
"To clarify the goals and priorities".

The more clear the goal, the better the probability of project success.
(The reason is described later)

The goal is divided into "QCD" first. What is "QCD"?
Q (quality) · C (cost) · D (delivery date).


For example, in the introduction of new system development and introduction

 

Q (quality) what kind of functions are implemented and can work like ○○
C (cost) is the total cost of the project such as vendor, consultant, server
D (deadline) When the system is to be used, it refers to the due date.

 

Of particular importance is Q (quality).

 

If this is too abstract, additional requests will increase later
Risk of cost overdue and delayed delivery is increased.

 

For the purpose of reporting as summary version for executive
There is no problem with being simplified, but it is written from bottom up
Ideal.
(Of course, Q (quality) may not be clear in the project launch period,
Let's fill it as much as possible)

 

When the definition of QCD is clarified, priority is decided.
Priority is an important decision axis as the project progresses.

 

For example, the order of priority is ①Q (quality) ②C (cost) ③D (delivery date).

And as development is proceeding, a critical development requirement leakage is discovered,

 

If the construction period is extended for three months according to the above priority order, even if the 3-month delivery date extends
We will decide the appropriateness of judgment to be carried out as executive in light of the priority order.

 

Since QCD is a trade-off relation, it can not be all 1st.
Although various troubles occur when the project progresses, to one of the judgment axes of the solution
I hope to understand that QCD priorities are necessary.


We aim to form an agreement with the executive layer of the definition of QCD and priority,
It is necessary to compact properly so as not to blur later.


2. Master schedule and WBS

 

First of all, the definition of the master schedule is
"We have identified all the work necessary from the start to the completion of the project and ordered them."
It means.

 

Furthermore,We add the definition that "Master schedule can be expressed with one A4 size sheet".


Speaking of why one A4 paper is not only an explanation material for executives
In order to understand the whole feeling, I think that multiple sheets or A3 is unnecessary.

 

I think that it is good to describe details in the WBS described later.

 

Although we plan a precise and realistic plan using WBS (Work Breakdown Structure)
I am stuck with not deepening the hierarchy (Lv.).
From experience I think it is better to finish Lv. 3.

 

Until Lv.2, it is too abstract to be suitable for writing concrete work,
If you write up to Lv.4, it becomes too concrete and it becomes a huge number of rows, and conversely management becomes serious.

 

Also, although the relationship between master schedule and WBS, it can be expressed as follows.

 

Lv.1 ... master schedule (see definition above for definition)
Lv.2 ... WBS (junction of master schedule and task classification)
Lv.3 ... WBS (concrete task)

 

The point is that the project manager looks at the master schedule and the WBS
It is to grasp the whole feeling of the schedule properly.

 

Specifically, it is possible to see what is the critical path * 1.

(* 1 Meaning of serious route. In promoting projects such as system construction,
It refers to the part that becomes a neck, effectively influencing the schedule of the whole project
It refers to a series of tasks. )

 

And, as soon as we noticed a delay in progress, effective while taking into account the overall schedule
Let's examine a tournament.

 

The above is one of the important tasks of the project manager.


· Retrospective

 

Both the master schedule and the WBS should be created by the project manager.
(I've heard that an external consultant will create it)

The reason is that the project manager does not grasp the whole feeling
The probability of failure increases. Master schedule and WBS created to grasp the overall feeling
I think that it is necessary.


The first round is over.

The next topic is under consideration,
About team formation, communication rule, assignment management etc.
I think I will write it.

If you have a request for a topic please comment.