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プロジェクトマネジメント(新システム開発導入プロジェクト編)_ナレッジ共有2回目 Project management (New system development introduction project) _ Knowledge sharing Second time

 

0.はじめに

 

今回は自身のプロジェクトマネジメント経験を踏まえてチーム編成とコミュニケーションルールについて書いてみようと思います。

 

1.チーム編成

 

チーム編成はプロジェクト成否を決める重要な要素です。なので、ここではどんな点に注意して人をアサインしていくべきかを説明したいと思います

 

1-1.意思決定者は誰か?を明確にしてアサインを決める

 
プロジェクトマネージャーがすべてのシステム仕様を決められるのであれば楽ですが、実際は規模が大きくなるとどうしても各部署に要件を決めてもらう必要が発生します。

 

なので、業務毎に要件を決める意思決定者を明確にしておくことが特に重要です。

 

例えば会計システムでどういう勘定科目の仕訳データ作成機能を実装する場合は経理部長の判断がどうしても必要な場合は、経理部長をアサインします。
  
その場合、経理部長には「何を決めて欲しい」のかを明確に伝えておくことが重要です。
 
実際、既存業務でリソース確保が取れそうにない場合には「できる人」に変更、または権限委譲することをオススメします。
  


1-2.立場ではなく「できる人」をアサインする


「できる人」が誰なのか?を見極めてチーム編成していくことがとても重要です。
できれば、スキルとスタンスをしっかり見極めて編成して欲しいです。
 
個人的な感想としてはスキルよりもスタンスの見極めが重要だと思うことが多いです。
 
例えば、何かしらプロジェクト運営上問題が発生した場合に当事者意識を持って、
担当範囲を越えて、率先して処理してくる人はとても貴重な人材です。
 
仮にスキルがなかったとしても、このスタンスをもってくれればフォローしていくと1人で対処できるようになっていきます。
 
なので、私はチーム編成前の段階では各メンバーがどんなスタンスで仕事を取り組んでくれそうか?を日々観察しています。
  

1-3.アサインした人が既存業務に引っ張られないための施策

 
プロジェクトにアサインしてもらったものの、既存業務が忙しく打ち合わせ時間が取れないといったことはないでしょうか?
 
プロジェクト遅延の原因の1つにはアサインしたメンバーのリソース確保が難しい場合があります。
 
そうならないよう、打ち手を講じましょう。

大きくは2つあると思います。
 

①参加者の上長にきちんと参画意義の理解やリソース確保をネゴしておく
②会社の定期的な目標設定にプロジェクトアサイン内容を入れてもらう
 
①は言うまでもなく、参加意義を腹落ちしていないとパフォーマンスがでません。

 「なぜこのプロジェクトをするのか?」

 「自分はなぜアサインされているのか?」

 「自分はどんな役割を担っているのか?」
 
上記についてメンバー1人1人がきちんと把握していることが重要です。

なので、プロジェクトマネージャーはある種、啓蒙活動をする必要があります。
 
②は①で理解したとしても実際問題、個人の目標設定に入っていないとプロジェクトタスクの優先順位がどうして下がってしまう可能性があります。
 
当事者意識が高い人も、どうしても既存業務と関係ないタスクをこなし、またそれが評価に繋がらないとなると、既存業務が忙しくなったときにはそっちを優先してしまいがちです。
  
なので、①だけではなくできれば②もしておくことをオススメします。
 


2.コミュニケーションルール

 

「コミュニケーションの量は信頼関係の良さに反比例する」
 

これは私が仕事をしてきて感じたコミュニケーションの法則だと思っています。

 

成果物が期待値とは異なる。納期を過ぎても連絡もない。

こういったことは多くの人と仕事をしている限りは少なからず発生するものと
認識しています。

そして、成果物の摺り合わせやスケジュール調整に時間が取られてしまいます。
 
なので、プロジェクトマネージャーは、一緒に働く人達に自分が求める成果物や期限をきちんと伝える、伝え続ける必要があります。
 
そして、少しずつそれにかける時間を削減していくようにします。
 
次は私が取り組んでいる点をご紹介します。

 

2-1.会議体は必要最小限にする


プロジェクトに関する打ち合わせで、話す内容は大きく3つに集約できます。
 
 ①報告(上長に求められた内容に対する回答)
 ②共有(参加者に認知してもらう)
 ③相談(意志決定をして頂きたい)
 
会議体で話す人は上記のどれに該当するかを念頭に置いて話してもらうと
スムーズに進むと思います。
 
特に①の資料はA4一枚のサマリー版を用意し、簡潔に報告ができるようにしています。

 

口頭で受けた質問に対しては、結論から述べること。理由は2,3点までで、簡潔に述べるよう意識して応えるようにしています。


2-2.連絡事項は基本、参加メンバー全員に連絡する(該当者はToに、それ以外はCcにする)

 

アサインした以上、基本的には関係ないようなことでも連絡をするよう心掛けています。
 
なぜなら次の2点、メリットがあるからです。
 
①案外、関係ないところから重要な情報が流れてくることがあること
②周りに対して自身の活動が可視化され、「共有」がされている状態となりコミュニケーションコストが下がる。



現場間のクレーム、トラブル等以外は関係者一律連絡するようにしましょう。

以上、ざっと振り返りながら書いてみました。
第三回は課題管理について記載してみようと思います。

 

【English Version】

 

0. Introduction

In case

This time I will write about team formation and communication rules based on my own project management experience.

In case

1. Team formation

In case

Team formation is an important factor determining the success or failure of a project. So, here I would like to explain what points should be noted and assign people

In case

1-1. Who is the decision maker? Clarify and decide the assignment

In case
It is easy if the project manager can decide all the system specifications, but actually it will be necessary to have each department decide the requirements as the scale becomes bigger.

In case

So it is especially important to clarify decision makers who decide requirements for each task.

In case

For example, if you want to implement journal data creation function of what kind of account in accounting system, if the judgment of accounting manager is absolutely necessary, we will assign account manager.
In case
In that case, it is important for the accounting manager to clearly inform "what you want to decide".
In case
In fact, when resources are not likely to be secured by existing business, we recommend changing to "able person" or delegating authority.
In case


1-2. Assign a "possible person" rather than a stand


Who is "able people"? It is very important to judge and organize your team.
If possible, I'd like you to keep track of skills and stance firmly.
In case
As personal impressions I often think that stance determination is more important than skill.
In case
For example, with someone's consciousness when project management problems arise,
Those who take initiative in handling beyond the scope of responsibility are very valuable human resources.
In case
Even if there is no skill, as long as you follow this stance, you will be able to cope with it by one person.
In case
So, what kind of stance will each member work on my work at the stage before the team formation? I am observing day by day.
In case

1-3. Measures to prevent assignees from being dragged by existing operations

In case
Although I was assigned to a project, is it that the existing work is busy and I can not get the meeting time?
In case
One of the causes of the project delay may be difficult to secure resources of the assigned members.
In case
Let's take it as a striker so that it does not become so.

I think there are two in large.
In case

① Negotiate participants properly understanding significance of participation and securing resources for the superiors of participants
② Have the project assignment contents be included in the company's regular target setting
In case
Needless to say ①, performance is not good unless you are not hungry.

"Why are you doing this project?"

"Why are you assigning it?"

"What role does myself play?"
In case
It is important that each member understands properly about the above.

So, the project manager needs some kind of awareness raising activity.
In case
Even if you understand ② in ①, there is a possibility that the priority of the project task will go down if there is no actual problem or individual goal setting.
In case
People with a high level of awareness of the parties can not handle the tasks unrelated to the existing tasks by themselves, and if it does not lead to evaluation, it tends to give preference to those when the existing work becomes busy.
In case
So, I recommend that you do not only ① but also ② if possible.
In case


2. Communication rules

In case

"The amount of communication is inversely proportional to the goodness of trust relationship"
In case

I think that this is the law of communication I felt working.

In case

The deliverable is different from the expected value. There is no contact even if the delivery date passes.

As long as I work with a lot of people these things happen a little
I recognize it.

And it takes time to adjust the schedule and schedule adjustment of the deliverables.
In case
So, the project manager needs to keep telling the workers who work together, to convey the deliverables and deadlines that they require.
In case
And I will gradually reduce the time spent on it.
In case
Next is what I am working on.

In case

2-1. Minimize conference bodies


At a meeting about the project, contents to talk can be gathered in three.
In case
① Report (Answer to contents requested by the superior)
② Sharing (ask participants to recognize)
③ Consultation (Please do decision making)
In case
If people talking on conference bodies talk to them in mind which is the above
I think that it will go smoothly.
In case
In particular, the material of ① prepares a summary version of A4 so that it can be briefly reported.

In case

For oral questions received from the conclusion. The reason is up to a couple of points, trying to respond in a conscious manner to concisely state it.


2-2. Contact items are basically informed to all participating members (Applicant is To To, Others to Cc)

In case

I try to contact even things that are not related basically, as much as I assigned.
In case
Because there are the following two points, merit.
In case
① There are things that important information flows from outside the unexplored area, where it is unrelated
② Your activity will be visualized against surroundings, "sharing" will be done and the communication cost will be lowered

 

Let's notify parties concerned except for complaints, troubles etc. between sites.


I wrote while looking back over it.
The third time I will try to describe task management.