私は過去何度も会議がうまく進行できてなくて悩んだことがあります。
ざっと、自分がファシリテーターとして経験した感じだと以下があります。
・言い争いが始まる
・予定時間をオーバーする（夜の会議だとシンドイ）
・資料準備がままならない
・話が横道にそれる
・前回の決定事項が覆る
・無反応（内職している？）
・A部門とB部門の人同士の仲が悪くて気を遣う
・個人攻撃が始まる
などなど。
とはいえ、自分のファシリテーション能力の低さも原因としてはあると思い、
本書を読んでみました。
読んで改めてそうだよねって思ったことが
良い会議の条件と記載されたなかに「参加者の納得度が高い」と書かれていたことです。
＜良い会議の条件＞
・時間厳守
・決まる・まとまる
・参加者の納得度が高い
納得度が高くないと、会議が終わった後に参加者の愚痴や不満といった"ボヤき"が
多くないでしょうか？
そして、次のミーティングで再審議が始まったりすることがあります。
どうやったら納得度が高いと感じてもらえるかですが、
それは愚直に説明責任をきちんと果たすことだと思います。
イケてない例：「Aの方針で行くからよろしくね」
イケてる例：「Aの方針で行くたいと思います。理由はXXと△△だからです。※何か不明点など質問ありますか？」
※理由は論理的であること
また、ファシリテーターが参加者から信頼をきちんと得ていることも
重要だと思います。
感情バイアスかもですが、嫌われすぎている人がファシリテーターをすると、
いくらその人が正しいことを言っても耳を貸さない人も一定数いますよね。。。
なので、ファシリテーターはリーダー、もしくはある程度参加者達から
信頼されている人が適任だと思います。
私の体験談ではあるのですが、ある方針などを共有することを目的とした
会議のときに、全て具体的な運用面まで詰めきれていない場合があります。
その場合は、前提条件をきちんと伝えることが大切だと思います。
例：「Cの方針で行くことが決まったけれど、運用面では課題がある、もしくは出てくることが想定されます。あらかた想定される運用課題は次の通りで対応頂きたいんだけど、新たな課題が出てきた場合は都度上長の判断を仰いで下さい。」
みたいな感じでしょうか。
参加者が心配性の方の場合は細部まで決まっていないと進めることができない！
っていう人もいましたし、その気持もよく分かります。
とはいえ、決定された方針が覆されるまでの課題はよほどのことがない限りないので、できる理由を探すよう促すことも重要だと思いました。
ちなみに私がファシリテーターとして注意していたことは以下の通りです。
＜事前準備＞
・資料作成
・参加者は最小限
・意思決定者は明確にしておく
・事前説明が必要であれば、個別に連絡
＜ミーティング当日＞
・冒頭のアイスブレイク
⇒意見を言いやすい雰囲気
・前回ミーティングの復習
・全ての議題が時間よりも少し早めに会議が終わるように心がける
・次のアクションを決める（誰が・いつ・成果物など）
＜ミーティング後＞
・ミーティングの感想を聞いてみる
⇒改善箇所がないか？
・次のアクションを進める上で困ったことがないか聞いてみる
とかでしょうか。
あと、ファシリテーターとして、私が割とシビアに気になるのが
・参加時間に遅れる
・会議の話を聞いていない
・会議進行を妨げる
でしょうか。自部門の人であれば厳しく注意をしますし、他部門の人であまりにも酷ければ他部門の上長に相談します。
ここで重要なのが、会議ではグッと堪えることだと思います。
怒りに身を任せると判断を必ずどこかで判断を間違えるので、
冷静に対処することが重要です。
ちなみに会議進行を遅らせるというのは、個人的なベネフィットに
執着して決定を遅らせる、もしくは決定を覆す人を指します。
こういう人が参加しても、どう会議をコントロールできるかがファシリテーターの
腕の見せどころだと思います。
ファシリテーションは多くの人が経験して頂きたいなと思うので、
ぜひ本書はオススメしたいです。
